Wie lange dauert ein QM-Projekt?

Eine häufig zu Projektbeginn gestellte Frage ist:

Dario, wie lange dauert unser QM-Projekt?

Häufige Kundenfrage

Gute Frage, ich würde diese als Kunde auch stellen.
Als QM-Coach hätte ich gerne eine präzise Antwort.  Leider ist es etwas kompliziert.

Ich stellte die Frage ChatGPT. Die Antwort lautete:

[…]
Da QM-Projekte so unterschiedlich sind, gibt es keine allgemeingültige Antwort auf die Frage, wie lange ein QM-Projekt dauert. Es ist wichtig, dass das Projektteam eine realistische Zeitplanung erstellt, die die spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens und die Projektziele berücksichtigt.
[…]

ChatGPT, 25.7.2023

Auf den Zeitbedarf haben folgende Elemente Einfluss

• Zielsetzung und Umfang des Projektes
• Ressourcen
• Komplexität der Organisation
• Akzeptanz und Unterstützung

Einflussfaktoren

1. Zielsetzung und Umfang des Projektes

Geht es „nur“ um eine Refresherschulung für das Team der internen Audits oder die Einführung eines digitalisierten Prozesses für Verbesserungsmeldungen, ist dies schnell umgesetzt.

Gilt es, von Grund auf ein komplettes und integriertes Managementsystem aufzubauen und die Anforderungen einer oder mehreren Normen zu erfüllen, wird es umfangreicher und benötigt somit mehr Ressourcen.

2. Ressourcen für den Aufbau eines Managementsystems

Der (neu)Aufbau eines Managementsystems braucht Zeit. Wenn 10-50 Prozesse (neu) gezeichnet werden sollen, braucht dies Arbeitszeit und Hirnschmalz. Das Zeichnen der Prozesse ist mit geeigneter Software relativ schnell erledigt. Wenn es jedoch darum geht, abteilungsübergreifend die Prozesse neu zu definieren oder zu vereinfachen, ist dies nicht in 30 Minuten umgesetzt.

Dasselbe gilt auch für die Dokumente. Wenn viele veraltete Konzepte, Richtlinien, Formulare vorhanden sind und jedes inhaltlich zumindest überprüft werden muss, benötigt dies Zeit.

Es ist entscheidend für das Vorwärtskommen und den Erfolg des Projektes,
dass genügend Zeitressourcen vorhanden sind.

Wenn die Personen im Kernteam nur 4 Stunden pro Monat investieren können, wird es 4x länger dauern, als wenn 4h pro Woche investiert werden können.

3. Komplexität der Organisation

Eine Organisation mit einem sehr diversifizierten Angebot und dadurch vielen verschiedenen (Kern-)Prozessen und vielen Schnittstellen ist komplexer, als eine kleine schlanke Firma mit wenig Mitarbeitenden.

Ebenso haben die Entscheidungsstrukturen einen Einfluss auf die Projektdauer. Muss jeder dritte Entscheid durch den Stiftungsrat/Verwaltungsrat abgesegnet werden, dauert dies länger als wenn dem Projektteam Entscheidungsfreiheit mit definierten Kompetenzen zugeteilt werden.

4. Akzeptanz und Unterstützung für das Qualitätsmanagement

Ist das QM-Projekt die Lösung oder die Wurzel aller Probleme?

Die Sichtweise auf diese Frage hat auf den Projekterfolg einen erheblichen Einfluss.

Bei permanentem Widerstand, weil Schlüsselpersonen das Projekt als Bedrohung des „altbewährten“ ansehen, führen zu einem zähen Vorwärtskommen. Gelingt es, allen Mitarbeitenden das „WARUM“ und den Nutzen des Projektes gewinnbringend aufzuzeigen, werden diese mit einer anderen Einstellung mitwirken.

Und wie lange dauert jetzt so ein QM-Projekt

Die oben erwähnten Punkte haben alle einen Einfluss auf die Umsetzungsdauer. Damit eine grobe Zeitschätzung trotzdem möglich ist, arbeite ich mit einem selbst entwickelten Tool. Dieses dient als Projekt-Cockpit und liefert „ganz nebenbei“ auch die Grundlage für die Ressourcenplanung.

Ein Tool, welches in der Zeitabschätzung und im QM-Projekt hilft

Im QM-Projekt-Tool werden in einem ersten Schritt die zwingenden und optionalen Umsetzungsthemen definiert, Prioritäten und Termine festgelegt sowie die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten geregelt.

In einem zweiten Blatt (Excelsheet) werden anschliessend alle vorhandenen und die zu erstellenden Dokumente und Prozesse aufgeführt. Für jedes Dokument und jeden Prozess wird Status, To-do, Zuständigkeit, usw. festgehalten.

In einem weiteren Blatt sind alle Prozesse sowie die Funktionen für Prozessverantwortung, Prüfung und Freigabe definiert.

Abgerundet wird das Tool mit einem Cockpit, welches einem den aktuellen Status, die Pendenzen usw. grafisch abbildet. Zudem wird von jeder zugeteilten Person angezeigt, wie viele Dokumente/Prozesse noch nicht finalisiert sind.