Welchen Reifegrad hat unser Managementsystem?
Wo steht unser Managementsystem?
Was sind die Stärken und die Schwächen?
Was könnten wir tun, um einen Schritt weiterzukommen?
Auf diese Fragen gibt dieser (lange) Artikel eine Antwort.
Wichtig: Dieser Artikel richtet sich an Einsteigerinnnen und Einsteiger. Wer über ein etabliertes Managementsystem verfügt, kann diesen Artikel als Inspiration nutzen, neuen Mitarbeitenden den Nutzen und Gewinn eines Managementsystems zu erklären.
Reifegrad 0: Kein Managementsystem
Situation für Mitarbeitende
- Die Mitarbeitenden haben freie Hand und keine (offiziellen) Einschränkungen.
- Alle können arbeiten, wie sie wollen.
- Insbesondere neue Mitarbeitende sind oft verunsichert.
- Fehlende Wissens-Sicherung und Wissensmanagement. Die Mitarbeitenden brauchen lange, um bestimmte Informationen oder Formulare zu finden.
- Vieles wird immer wieder neu diskutiert und interpretiert.
Stärke
- Viel Freiheit und Raum für Gestaltung.
- Kein „das haben wir immer schon so gemacht“, weil niemand weiss, wie man es bisher gemacht hat.
- Ein Paradies für Personen wie mich, welche gerne strukturieren und Ihrem Erfolg Schub verleihen.
Schwäche/Risiko
- Fehlende Wissenssicherung und damit ein Risiko.
- Uneinheitliche Abläufe auch bei Grundlegenden und sich wiederholenden Tätigkeiten.
- Aufwändige Einarbeitungen für neue Mitarbeitende.
- Häufige Fehler in der Arbeit da es keine Standards gibt.
- Unklare Zuständigkeiten im Team.
- Unklare Entscheidungskompetenzen und viele Leerläufe.
Mein Tipp für Next Steps
- Mitarbeitende befragen, ob mehr Struktur und zentrales Regelwerk und eine klare Ablage Unterstützung bieten könnte.
- Alles lassen wie es ist, wenn Sie und Ihre Mitarbeitenden überzeug sind, dass dies der optimale Zustand ist.
- Falls interne Kapazitäten und das Fachwissen fehlen, externe Unterstützung holen. Zum Beispiel bei mir 🙂
Reifegrad 1: Einzelne Vorgaben in freier Wildbahn
Situation für Mitarbeitende
- Es gibt einzelne Checklisten, Formulare und Arbeitsbeschriebe.
- Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter finden oft aber nicht die aktuelle Version, da diese irgendwo abgespeichert sind.
Stärke
- Einiges ist schon vorhanden, das mit etwas Struktur schon viel Nutzen und Vereinfachung bringen kann.
Schwäche/Risiko
- Das vorhandene Wissen und die guten Hilfsmittel bringen wenig Wirkung, da niemand so richtig weiss, wo die aktuelle Version ist und wo diese abgelegt werden müsste.
- Es ist eher eine lose Dokumentensammlung als ein wirksames und hilfreiches Managementsystem.
Mein Tipp für Next Steps
- Dokumente bündeln, Zentrale Ablage aufbauen.
- Empfehlungen aus untenstehenden Reifegraden berücksichtigen.
- Falls interne Kapazitäten und das Fachwissen fehlen, externe Unterstützung holen. Zum Beispiel bei mir 🙂
Reifegrad 2: Zentrale Vorlagen und Vorgaben sind wenig oder nicht strukturiert
Situation für Mitarbeitende
- Es gibt einen Ordner mit Vorlagen/Checklisten/Arbeitsbeschreibungen, …
- Es bedarf einiges an Übung und Geduld, das gewünschte Dokument zu finden.
Stärke
- Sie haben eine solide Basis und bereits ein Verständnis für den Nutzen eines Managementsystems.
- Die Mitarbeitenden währen motiviert die Instrumente zu nutzen und weitere zu erstellen.
Schwäche/Risiko
- Die kreative/chaotische Ablage erschwert das schnelle Finden.
- Neue Mitarbeitende finden sich nicht gut/schnell zurecht.
Mein Tipp für Next Steps
- Nutzen Sie die bestehenden Ressourcen zur Weiterentwicklung.
- Eine gute Struktur spart viel Zeit/Geld und motiviert zur Weiterentwicklung.
- Empfehlungen aus untenstehenden Reifegraden berücksichtigen.
- Falls interne Kapazitäten und das Fachwissen fehlen, externe Unterstützung holen. Zum Beispiel bei mir 🙂
Reifegrad 3: Existierendes Managementsystem mit Staub, Lücken oder mangelnder Pflege.
Situation für Mitarbeitende
- Ihre Vorlagen, Anleitungen, Checklisten sind zentral abgelegt und es besteht eine geeignete Strukturierung
- Es fehlen klare Zuständigkeiten oder Mittel zur Pflege und Weiterentwicklung des Managementsystems
Stärke
- Die Mitarbeitenden finden die meisten Informationen schnell am zentralen Ort
- Wenn etwas Neues erarbeitet wird, ist klar wo es abgelegt werden muss
Schwäche/Risiko
- Einzelne relevante Elemente fehlen
- Was nicht das Tagesgeschäft betrifft, ist noch nicht für alle zentral Verfügbar
- Die strategische Ebene bzw. die Führung ist noch nicht integriert
- Es fehlen noch klare Zuständigkeiten oder es hängt an einzelnen Personen
- Es gibt noch keine kontinuierliche Weiterentwicklung
Mein Tipp für Next Steps
- Mit wenig Zusatzaufwand erreichen Sie den wichtigsten nächsten Schritt, der die kontinuierliche Weiterentwicklung sicherstellt und vor Stillstand/Rückschritten schützt.
- Empfehlungen aus untenstehenden Reifegraden berücksichtigen.
- Falls interne Kapazitäten und das Fachwissen fehlen, externe Unterstützung holen. Zum Beispiel bei mir 🙂
Reifegrad 4: Lebendiges Managementsystem
Situation für Mitarbeitende
- Ihre Mitarbeitenden finden die Abläufe, Checklisten, Formulare schnell in der zentralen Ablage. Wenn es Änderungen gibt, ist sichergestellt, dass nur noch die neuste Version im Einsatz ist.
- Es gibt Ressorts/Fachbereiche/Prozessverantwortliche Personen, welche sich um die Aktualisierung und Weiterentwicklung der Hilfsmittel und Vorgaben kümmern.
- Wenn in Meetings entschieden wird, dass etwas künftig anders gemacht wird, erfolgt ein kurzer Änderungsauftrag und im Managementsystem wird durch die verantwortliche Person die Checkliste oder der Ablauf angepasst.
- Zur Überprüfung, ob das System aktuell ist, finden regelmässig externe und interne Audits statt.
- Mitarbeitende bringen sich einfach und aktiv in die laufende Weiterentwicklung ein. Dies nennt sich dann KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess). Ihre KVP-Liste erhält laufend neue Inputs und Verbesserungsideen werden zügig umgesetzt.
- Ihr Risikomanagement wird regelmässig überprüft, Massnahmen definiert und die Massnahmen zeigen Wirkung.
- Neue Mitarbeitende sind begeistert, weil sie sich schnell und einfach informieren können und die notwendigen Informationen finden.
- Das etablierte System ist ein wertvoller Baustein Ihres Wissensmanagements und verhindert, dass relevantes Wissen nur in den Köpfen einzelner Personen ist.
- Um die Wirksamkeit ihres Managementsystems regelmässig zu reflektieren, werden die wichtigsten Kennzahlen regelmässig überprüft (Prozessmessung) und es erfolgt eine jährliche Managementreview/Managementbewertung.
- Zwischen Strategie, Jahreszielen und Massnahmen besteht ein roter Faden. Relevante externe und interne Entwicklungen werden frühzeitig erkannt und fliessen in den Strategieprozess ein. Ihre Unternehmung ist „am Puls“ und erkennt Trends frühzeitig.
Stärke
- Etabliertes Wissensmanagement, laufende Weiterentwicklung durch alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
- Aktives Wissensmanagement durch ein aktuelles und laufend weiterentwickeltes Managementsystem.
- Interne regelmässige Überprüfung durch die internen Audits .
- Kontinuierliche Verbesserung durch den KVP-Prozess.
- Etablierter Führungskreislauf mit Strategie, Jahreszielen, Überprüfung der internen und externen Entwicklungen.
- Die strategische und operative Führung nutzt und schätzt die vorhandenen Instrumente und Prozesse um „am Ball“ zu bleiben und die Organisation in eine erfolgreiche Zukunft zu führen.
Schwäche/Risiko
- Sie ruhen sich auf dem hart erarbeiteten Erfolg aus und das System beginnt Staub anzusetzen.
Mein Tipp für Next Steps
- Falls nicht bereits geplant oder umgesetzt, würde ich ihnen eine Zertifizierung oder externe Audits empfehlen. Dies hilft den Erfolg aufrecht zu erhalten und „blinde Flecken“ zu entdecken.
- Hinter dem erreichten Erfolg stecken viel Arbeit und Wissen. Achten Sie darauf, dass das System aktuell und lebendig bleibt. Es wäre schade, wenn es Staub ansetzt.
