Welche Dokumente gehören ins Qualitätsmanagement?

Für Kunden, welche neu im Thema Qualitätsmanagement sind, ist die Antwort auf diese Frage oft nicht ganz einfach.

Bisher antwortete ich darauf, dass es auf den Kontext darauf ankommt. Für eine Webagentur braucht es keinen Pflanzengiessplan. Für eine Gärtnerei vermutlich schon. Diese Antwort ist korrekt, aber nur bedingt hilfreich. Differenzierter erklären lässt es sich mit der Dokumentationspyramide.

Die Pyramide besteht aus 3 Stufen sowie den Nachweisdokumenten.

WICHTIG: Jede Situation ist individuell. Die Pyramide ist eine Vereinfachung und dient der Orientierung. Falls es ein Managementsystem ist, welches zertifiziert werden soll, gibt es meist von der Norm ebenfalls Anforderungen an minimale Inhalte eines QM’s. Wenn beispielsweise die ISO 9001 eine „dokumentierte Information“ fordert, ist dies ein untrügliches Zeichen, dass Dokumentation gefordert ist.

QM-Handbuch ➔ Unser Fundament

Verantwortungsebene (wer ist für diesen Teil verantwortlich)
Geschäftsleitung, Verantwortliche Person für QM (QMB)

Kurzbeschrieb
Die meisten Normen fordern kein Handbuch. Handbuch wird teilweise auch als Bezeichnung für das ganze Managementsystem verwendet. Bei fast allen Kundenprojekten erstelle ich ein Dokument „Handbuch“. In diesem werden die wichtigsten Grundlagen des Managementsystems festgehalten.

Beispiele für Inhalte des Handbuches
Geltungsbereich des Managementsystems, Dokumentenarten, Rollen im Qualitätsmanagement, Dateinamendefinition, …

Prozesse ➔ So läuft das bei uns

Verantwortungsebene
Leitung, QMB, Prozessverantwortliche, …

Kurzbeschrieb
Prozessbeschreibungen

Beispiele
Ablauf Personalrekrutierung, Prozess Reklamationen, Ablauf interne Audits, …

Arbeitsdokumente Die nutzen wir im Alltag häufig

Verantwortungsebene
Mitarbeitende, Prozessverantwortliche, …

Kurzbeschrieb
Qualitätsrelevante Dokumente der operativen Tätigkeiten. Qualitätsrelevant heisst es geht um Dokumente/Vorgaben, welche einen Einfluss auf die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen hat. Der Pflanzengiessplan in der Webdesignagentur hat vermutlich keinen Einfluss auf die Qualität der Webseiten. Der Pflanzengiessplan der Gärtnerei, hat einen Einfluss auf die Qualität der Gärtnerei.

Beispiele

Personalreglement, Formular Auditbericht, Checkliste Personaleintritt, Ferienantrag, …

Nachweise ➔ Das haben wir gemacht

Nachweise entstehen, wenn Dokumente aus dem Managementsystem ausgefüllt und abgelegt werden. Diese werden nicht im QM abgelegt.

Verantwortungsebene
Mitarbeitende, Prozessverantwortliche, …

Kurzbeschrieb
Dokumente, Aufzeichnungen, Protokolle, … welche nachweisen, dass wir gut und gemäss unseren Vorgaben gearbeitet haben.

Beispiele
Ausgefüllte Checkliste Personaleintritt, ausgefüllter Ferienantrag, …

Vorgabedokumente und Nachweisdokumente Qualinesisch

Die ersten drei Ebenen (Handbuch, Prozesse, Arbeitsdokumente) werden im Qualinesisch auch als Vorgabedokumente bezeichnen. Da Sie Vorgaben enthalten, wie gearbeitet werden soll. Die Nachweise sind dann die Nachweisdokumente.

1 Antwort

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  1. […] Ggf. meldet der Prüfer bzw. die Prüferin der prozessverantwortlichen Person zurück, dass ein komplexer Beschrieb eher als Prozess dargestellt werden soll oder dass ein Dokument vielleicht nicht ins QM gehört. […]

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