Was ist eine Zertifizierungsstelle und welche empfehle ich?

Kurzfassung aus Wikipedia:

Eine Zertifizierungsstelle ist eine Organisation, die Zertifizierungen in bestimmten Bereichen (zum Beispiel Industrie-Service, Management-Systeme, Produkt-Zertifizierungen und -Prüfungen) durchführt und bei Bestehen der Überprüfung ein entsprechendes Zertifikat oder eine Prüfplakette ausstellt.

Aber mit Wikipedia alleine geben wir uns nicht zufrieden.

Also schauen wir uns mal an, wer bei einer Zertifizierung von Managementsystemen alles beteiligt ist.

Was braucht es alles für eine erfolgreiche Zertifizierung?

Um verstehen zu können, was eine Zertifizierungsstelle ist und macht ist es hilfreich, die verschiedenen Beteiligten zu betrachten, welche es für eine erfolgreiche Zertifizierung braucht.

  • Firma
    Als erstes braucht es eine Firma, Organisation, Verein oder Unternehmung, welche sich zertifizieren lassen will.
  • Norm
    Die Firma muss wissen, nach welcher Norm Sie sich zertifizieren lassen will. Dies kann ISO 9001, QuaTheDA, IN-Qualis, SODK OST+ oder eine der vielen anderen nationalen oder internationalen Normen sein.
  • Berater
    Sofern das Wissen zum Aufbau eines Managementsystems innerhalb der Organisation nicht vorhanden ist, empfiehlt sich der Beizug eines Beraters oder einer Beraterin.
    Ich selbst bin einer davon, aber es gibt noch viele andere kompetente Kolleginnen und Kollegen. Ich unterstütze Sie dabei, dass Sie ein wirksames Managementsystem aufbauen, welches unter anderem die Anforderung der gewünschten Norm erfüllt.
  • Auditorin / Auditor
    So werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genannt, welche im Auftrag der Zertifizierungsstelle das Audit durchführen. Im Audit wird durch Befragen, Beobachten und Zuhören überprüft, wie sich eine Organisation entwickelt und ob Vorgaben/Anforderungen der Norm eingehalten werden.
  • Zertifizierungsstelle
    Darum geht es in diesem Beitrag, also ganz oben nochmals die Wikipedia-Definition lesen oder unten weiterlesen.
  • Akkreditierungsstelle
    Wer überprüft den Überprüfer oder die Überprüferin? Die Akkreditierungsstelle ist das Aufsichtsorgan, welches unter anderem die Zertifizierungsstellen überprüft. In der Schweiz ist dies die SAS – Schweizerische Akkreditierungsstelle.

 

Warum braucht es Zertifizierungsstellen?

Nehmen wir an, Sie sind Kundin einer Firma und sehen anhand eines Zertifikates auf der Webseite oder im Eingangsbereich, dass diese nach ISO 9001 zertifiziert ist. Wenn sich jetzt jede Firma dieses Zertifikat selbst erteilen oder ausdrucken könnte, wäre das Zertifikat nicht mal das Papier wert, auf dem es gedruckt ist.
Genau gleich wäre es, wenn das ISO-Zertifikat des Bauunternehmens durch den örtlichen Fußballverein ausgestellt worden wäre.

Sie erwarten, dass für die Zertifikatserteilung Anforderungen (welche in der Norm definiert sind) durch eine neutrale Stelle überprüft und bestätigt wurden.

Damit nicht jede Firma sich nach belieben selbst Zertifikate erteilen kann oder beliebige Firmen/Personen dies tun, braucht es Zertifizierungsstellen.

 

Wie arbeitet eine Zertifizierungsstelle?

Es gibt in der Schweiz mehrere Zertifizierungsstellen, die teilweise mit unterschiedlichen Schwerpunkten aber grundsätzlich alle nach denselben Grundsätzen und Vorgaben arbeiten.

Eine Firma, welche sich zertifizieren lassen möchte, sucht sich eine Zertifizierungsstelle. Es wird festgelegt, ob die ganze Firma oder welcher Teil nach welcher Norm zertifiziert werden soll und die Firma erhält eine Offerte mit den Kosten der Zertifizierung.

Wenn die Firma sagt “wir sind bereit für die Zertifizierung” geht ein Auditor oder eine Auditorin bei der Firma. Es wird anhand der in der Norm definierten Anforderungen überprüft, ob die Institution diese Anforderungen erfüllt. Je nach Ergebnis des Audits, ist das Resultat die Erteilung des Zertifikates. Wenn grundlegende Anforderungen der Norm nicht erfüllt sind, werden diese als Hauptabweichungen festgehalten. Wenn diese Hauptabweichungen nicht behoben werden, erhält die Firma das Zertifikat nicht oder verliert es.

 

Wer überwacht die Zertifizierungsstelle?

Wenn die Zertifizierungsstelle die Firmen anhand der gewählten Norm überprüft stellt sich die Frage, wer den Zertifizierungsstellen auf die Finger schaut.

Diese Aufgabe obliegt in der Schweiz der SAS – Schweizerische Akkreditierungsstelle. Diese überwacht und überprüft die Zertifizierungsstellen. Erst durch das bestehen dieser Überprüfungen sind die Zertifizierungsstellen befugt, Zertifikate der akkreditieren Normen auszustellen.

Kurzer vereinfachter Exkurs zu akkreditierten Normen.

Bestimmte Zertifikate darf sich jede Person/Firma selbst erteilen. Zum Beispiel ein Zertifikat für die erfolgreich absolvierte Kaffeemaschineneinführung. Oder Sie können ein eigenes Label/Zertifikat erfinden, für Indoorgemüse, welche von der Aufzucht bis zur Ernte nur klassische Musik zu hören bekommt.

Bei Nationalen und internationalen Normen und Labels wird es kritisch mit dem Zertifikat sich selbst erteilen. Eine Norm welche “akkreditiert” ist, darf nur von akkreditierten Zertifizierungsstellen überprüft werden und nur diese dürfen das Zertifikat ausstellen.

 

Achtung – ich bin nicht neutral!

Ich arbeite als Auditor bei der Firma SQS. Meine Selbständigkeit als Erfolgsmanufaktur umfasst ein kleineres Pensum als die Anstellung bei der SQS. Wenn ich die SQS als Zertifizierungsstelle empfehle, dann bin ich nicht neutral.

Wichtig! Ich auditiere nie dieselben Firmen, welche ich auch berate. Dies würde die Unabhängigkeit und Objektivität einschränken.

 

Warum ich die SQS als Zertifizierungsstelle empfehle

Die Schweizerische Vereinigung für Qualitäts- und Management-Systeme (SQS) ist die führende Schweizer Organisation für Zertifizierungs- und Bewertungsdienstleistungen. Mit einem Marktanteil von rund 70% in der Schweiz ist die SQS führend und deckt sämtliche Industrie- und Dienstleistungsbereiche kompetent ab.

Die Grösse der SQS bringt den Kundinnen und Kunden entscheidende Vorteile. Die Auditorinnen und Auditoren sind kompetent in den Brachen, in denen sie auditieren und bringen das entsprechende Fach- und Branchenwissen aktiv in die Audits ein. Die SQS investiert viel in die laufende Weiterbildung der Auditorinnen und Auditoren. Durch die Grösse gibt es für jede Branche ein Team von Spezialistinnen und Spezialisten. Dies stellt sicher, dass auch bei einem Personalwechsel oder Ausfall eine andere Person das Audit kompetent durchführen kann.

Auch bei Normen, welche nicht akkreditiert sind, empfehle ich sehr, sich durch eine akkreditierte Zertifizierungsstelle auditieren zu lassen. Dadurch ist sichergestellt, dass die Akkreditierungsstelle und das Zertifikat wirklich “etwas wert sind”. Es steigert die Glaubwürdigkeit und hilft extrem, wenn Sie später ergänzend oder anstelle der nicht akkreditierten Norm auch noch eine akkreditierte Norm zertifizieren möchten.