Was ist ein Prozess und was bringt ein Prozessbeschrieb?

Wenn es um Qualitätsmanagement geht, kommt schnell der Begriff Prozess oder Prozessablauf.

Was ist das überhaupt und was bringt es, die Prozesse zu beschreiben?

Ein Prozess ist ein Ablauf

Klingt fast zu einfach, aber so ist es nunmal :).
Der Prozess beschreibt einen Ablauf. Als Prozessablauf oder Prozessbeschrieb versteht man eine grafische Darstellung des Prozesses, welche meist mit Textinformationen ergänzt werden.

Symbole in Prozessbeschrieben

Häufigste Symbole in Prozessbeschrieben

Links die drei häufigsten Symbole für Prozessbeschriebe. Mit der DIN 66001 besteht sogar eine eigene Norm für die Symbole.

Online gibt es hier oder hier eine umfangreichere Sammlung von Symbolen.

Darstellung von Prozessabläufen


Die beiden häufigsten Grundformen sind Swimlane und Flowchart (Flussdiagramm). Die Stärke der Swimlane-Darstellung ist die sofortige optische Zuordnung, wer für einen Prozessschritt verantwortlich ist. Bei den Flowcharts ist es deutlich einfacher, zusätzliche Informationen wie Verweis auf Dokumente, Beschrieb von Prozess-Schritten usw. anzugeben. Persönlich bevorzuge ich die Flowchart-Darstellung.

Flowchart / Prozessablauf
Swimlane Prozessdarstellung

Warum ein Prozess?
Da würde doch eine Checkliste oder ein Arbeitsbeschrieb ausreichen.

Prozesse interessieren sich nicht für Abteilungsgrenzen und Organigramme.

Das ist genau deren Vorteil.

Der Ablauf bei der Personalrekrutierung, bei welchem zum Beispiel verschiedenste Funktionen, Hierarchien usw. involviert sind, lässt sich perfekt in einem Prozess darstellen. Die verschiedenen Tools, Formulare, Checklisten, lassen sich dann im Prozess perfekt verlinken.
Ein Prozess hilft insbesondere für die Schnittstellendefinition und für neue Mitarbeitende. Wenn die HR-Fachperson die 30 Stelle ausschreibt, wird Sie dazu kaum auf dem Prozess nachschauen müssen. Wenn es jedoch darum geht zu klären oder neu zu definieren, wer Referenzauskünfte einholt oder zu welchem Zeitpunkt den Bewerbungspersonen der Kategorie C abzusagen, ist der Prozess der Perfekte Ort, um die Antwort zu finden.

Wie werden Prozesse am einfachsten gezeichnet?


Falls vorhanden ist Visio von Microsoft ein geeignetes Tool. Dieses ist aber relativ teuer und muss zusätzlich zu Office erworben werden.

Es kann jedoch auch gut mit Word oder PowerPoint gearbeitet werden.

Es gibt einige QM-Softwarelösungen, bei welchen die Prozesse direkt in und durch die Software gezeichnet werden. Dies kann eine erhebliche Vereinfachung sein. Word kann bei komplexeren Prozesszeichnungen gerne mal die Nerven strapazieren 🙂