Managementreview / Managementbewertung einfach erklärt

Managementreview und Managementbewertung sind absolute Synonyme. Aus diesem Grund werde ich auch beide Begriffe in diesem Text verwenden.

Warnung: Die Anforderungen an die Managementbewertung sind in jeder Norm anders. Dieser Artikel dient als Einführung und Übersicht zur Thematik. Er ersetzt nicht das Studium der Normforderungen und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Was ist die Managementreview?

Die Managementbewertung ist ein Blick zurück – wo kommen wir her.
Das Bewerten der aktuellen Situation und daraus abgeleitet –
der Blick nach vorne mit den entsprechenden Massnahmen.

Etwas präziser ausgedrückt klingt dies dann so:
Als Management Review bezeichnet man die systematische und regelmäßige Überprüfung der Wirksamkeit des Managementsystems durch die oberste Leitung. Dies beinhaltet insbesondere die Eignung, Angemessenheit, Wirksamkeit und strategische Ausrichtung des Managementsystems.

Dadurch unterscheidet sich die Managementbewertung grundsätzlich von einem Jahresbericht. Dieser ist ein (oft positiv gefärbter) Blick auf die Vergangenheit. Die Managementbewertung endet jedoch nicht mit dem Blick zurück, dieser dient als Basis für die BEWERTUNG der IST-Situation und Weichenstellung für die Zukunft.

 

Was bringt die Managementbewertung?

Die Managementreview zwingt sie zur bewussten und schriftlichen Reflexion, ob ihr Managementsystem bzw. Ihr Unternehmen „auf Kurs“ ist.

Der Alltag und das Tagesgeschäft mit bringt diverse Herausforderungen mit sich. Parallel bestehen Meetings und Instrumente mit Vorstand/Stiftungsrat/Verwaltungsrat sowie Strategiemeetings und diverses anderes auf der Agenda. Im Rahmen der Managementbewertung wird bewusst „innegehalten“ um zu bewerten. Wo kommen wir her, wo stehen wir und wo gehen wir hin. Die Managementreview ist eine Zusammenführung verschiedenster Quellen.

Wie macht man eine Managementreview?

Im Bereich der Risikoanalyse oder der KVP-Massnahmen unterscheidet sich die Form bei den verschiedenen Betrieben meist nur unwesentlich.  Die Managementreview ist hingegen wie die Lieblingsjeans. Sie wird die Lieblingsjeans durch das regelmässige Tragen über längere Zeit, weil sie dadurch immer besser passt. Das heisst, die Managementreview entwickelt und verändert sich Schrittweise zu einem Instrument, welches perfekt zu Ihrer Organisation passt.

Zeitpunkt

Diesen können Sie selbst definieren. Dies kann im Sommer/Herbst sein, wenn Sie die Zielsetzungen für das Folgejahr vornehmen oder im Frühling, nachdem die Jahresstatistiken vorliegen und deren Bewertung möglich ist.

 

Erstellerin / Verfasser

Einige Normen (u.a. die ISO 9001:2015 im Kapitel 9.3.1) fordern, dass die Bewertung durch die „oberste Leitung“ erfolgen muss. Andere Normen machen hierzu keine Angaben.
In den wenigsten Fällen wird es das Werk einer Einzelperson sein. Vielmehr ist es ein gemeinsames Ergebnis von Prozess-/Bereichsverantwortlichen, dem QM-Team und der obersten Leitung. Entscheidend ist, dass es nicht im stillen Kämmerlein produziert wird und nur damit der Auditor dann etwas zum Lesen hat.

Der Gewinn der Managementbewertung liegt nicht in erster Linie im „Schreiben“, sondern in den Vorarbeiten die notwendig sind, um diese schreiben zu können.

Viele Betriebe führen die Bewertung auch als Workshop durch, dadurch sind alle beteiligten Personen involviert und können Ihren Beitrag zum Rückblick, der Bewertung und zur Massnahmenplanung einfliessen lassen.

 

Anforderung an den Inhalt der Managementreview bzw. Managementbewertung

Hier unterscheiden Sich die Anforderungen der Normen deutlich.

ISO 9001:2015 fordert im Kapitel 9.3.3 Ergebnisse der Managementbewertung explizit nur 3 Punkte, welche als „dokumentierte Information“ (Text, Flip-Chart, Video, Tonaufnahme, …) vorliegen müssen:

• Möglichkeiten zur Verbesserung
• Änderungsbedarf am QM-System
• Bedarf an Ressourcen

Das heisst, theoretisch hat eine Managementreview auf einer Seite Platz. Ob diese Managementbewertung jedoch IHNEN dient, darf bezweifelt werden. Es ist sehr empfehlenswert, mindestens die Themen aus dem Kapitel 9.3.2 Eingaben für die Managementbewertung ebenfalls zu dokumentieren.

QuaTheDA:2020 führt in der Norm einige konkrete Punkte aus (mehr als ISO 9001:2015) welche in der Managementreview enthalten sein müssen.

Für die Definition des Inhaltes gibt es somit folgende Anforderungen:

• Anforderungen aus der Norm bzw. aus den Normen, nach denen sie zertifiziert sind
• Interne Anforderungen an den Inhalt der Managementreview/Managementbewertung
• Ggf. Anforderungen von weiteren Adressaten der Review (Verwaltungsrat, Stiftungsrat, …)

 

Gliederung / Inhaltsverzeichnis der Managementreview

Die Gliederung der Review (Inhaltsverzeichnis) muss sich nicht an den Normanforderungen orientieren. Entscheidend ist, dass diese Themen bearbeitet werden und eine Aussage dazu getroffen wird.

Denkbar ist eine Gliederung anhand Ihrer Prozesse, der BSC, der Normforderung oder eine Mischung aus diesen Bereichen.

Achten Sie zudem darauf, dass Sie nicht Dinge doppelt schreiben (müssen). Wenn es zu den internen Audits bereits einen Bericht gibt, dann nehmen Sie diesen Bericht als Anhang in die Review. Ggf. können Sie in der Review eine zusammenfassende Würdigung der Auditergebnisse vornehmen oder direkt auf den Anhang verweisen. Dassele gilt für weitere Themen.

 

Adressaten – für wen schreibe ich die Managementbewertung?

Es ist entscheidend zu wissen, für wen die Managementreview geschrieben wird. Wie bereits erwähnt ist die grösste Wirkung, das Durchführen der Managementbewertung. Der schriftliche Text ist sozusagen ein „Nebenprodukt“ und Nachweis, dass die Review durchgeführt wurde.

Wem die Review zugestellt wird, hängt mit der Kultur der Unternehmung zusammen. Einige präsentieren die Review in einer Personalinfo und stellen Sie ins Intranet. Andere stellen Sie ausschliesslich der Geschäftsleitung und der Trägerschaft (Vorstand, Stiftungsrat, Verwaltungsrat) zur Verfügung und wieder andere haben noch weitere Empfängerinnen und Empfänger.

Bei der Grösse des Adressatenkreises ist aus meiner Sicht entscheidend, dass durch dessen Zusammensetzung nicht an der Aussagekraft der Managementbewertung gespart wird. Wählen Sie die Adressaten so, dass die grösstmögliche Transparenz der Review nicht eingeschränkt wird.
Es bringt Ihnen wenig, wenn Sie die Review „höchst transparent“ auf Ihrer Webseite publizieren, gleichzeitig aber so oberflächlich schreiben und bewerten, dass die Aussagekraft leidet. Im Zweifelsfall empfehle ich Ihnen, der Aussagekraft mehr Gewicht zu geben als einer möglichst langen Liste von Empfängerinnen und Empfängern.

 

Sie wünschen konkrete Unterstützung beim Erstellen der Managementbewertung?

Nehmen Sie mit mir Kontakt auf. Gerne können wir gemeinsam die verschiedenen Wege zu einer wirksamen und aussagekräftigen Managementreview besprechen und umsetzen.