Coaching interne Audits – Training das wirkt

Das Fazit des Kunden nach dem Coaching:

Dario Schlegel hat uns mit viel Kompetenz und dem nötigen Pragmatismus beim Aufgleisen der internen Audits unterstützt. Nun sind wir fit, diese die nächsten Jahre in Eigenregie durchführen zu können. Effizienter geht nicht.

Thomas Diener, Geschäftsleiter Stiftung Andante

Ausgangslage: Der Kunde verfügte über ein Managementsystem, welches die internen und externen Anforderungen erfüllte. Es gab keine externen Audits oder Zertifizierungen. Das Ziel war, ein Team von eigenen Mitarbeitenden zu befähigen, die internen Audits selbst durchzuführen. Anstelle trockenen Schulung entwickelten wir gemeinsam ein Vorgehen in 3 Schritten.

Schritt 1:
Kurzschulung und gemeinsame Planung der internen Audits

Bei aller Praxisorientierung. Es braucht ein Grundwissen in der Planung, Durchführung und Auswertung von internen Audits. Dieses wurde auf Basis der Toolbox interne Audits vermittelt und mit Bezug auf die Kundensituation konkretisiert.

Nach der Vermittlung der wichtigsten Basics, wurde gemeinsam ein Auditplan erarbeitet. Wir planten den Audittag so, dass wir mehrere Standorte besuchten und auch mehrere Remote-Audits via Teams einplanten. Einzelne Auditsequenzen wurden geplant, bei welchen das künftige Auditteam mich beobachten konnte und die Mehrheit so, dass ich in der Beobachterrolle stand und sie den Lead hatten.

Neben der Auditplanung wurde auch damit gestartet, mögliche Fragen und Schwerpunkte für die einzelnen Auditsequenzen vorzubereiten. Diese Vorbereitung führte der Kunde bis zum Audit selbständig zu Ende.

Die Kurzschulung und gemeinsame Planung dauerte einen Halbtag. Sämtliche Mitglieder des künftigen Auditteams brachten im Bereich Gesprächsführung usw. bereits viel Fach- und Erfahrungswissen mit.

Schritt 2:
Auditdurchführung – Lernen als Auditor und Beobachter

Voller Erwartung, Vorfreude und (zumindest ich) auch leicht nervös starteten wir in den geplanten Audittag.

Der Zeitplan konnte eingehalten werden, die Technik bei den Remote-Audits funktionierte einwandfrei es entstanden spannende und für alle lehrreiche Lernmomente. Für mich war es extrem spannend, ein internes Audit in der Beobachterrolle zu erleben. Ich führe im Kundenauftrag regelmässig interne Audits durch und bei meiner Funktion als Lead-Auditor bei der Firma SQS habe ich schon mehrere hundert externe Audits durchgeführt. Diese Rolle der Beobachtung der internen Audits war für mich neu und extrem spannend.

Learnings zu den internen Audits gab es laufend auf der Ebene von Fragetechnik, Audittechnik, Gesprächsführung sowie aus der direkten Auditdurchführung. Schliesslich war das ganze kein Rollenspiel in einem Seminar, sondern ein echtes internes Audit.

Schritt 3:
Auditauswertung – Nutzen und Mehrwert generieren

Das beste interne Audit bringt nichts, wenn die Erkenntnisse nicht in Verbesserungen einfliessen. Nach einem kurzen Debriefing des internen Audits ging es an die inhaltliche Auswertung und Nachbearbeitung.

Die Massnahmen erfassten wir direkt in einem Sharepoint-Planner. Sämtliche Pendenzen wurden priorisiert, zugeordnet und teilweise mit Subchecklisten für die vertiefte Abklärung und Umsetzung ergänzt. Mit Thomas Diener hatten wir einen extrem engagierten und unterstützenden Geschäftsführer im Team. Dies war für den Output sehr wertvoll und ein wichtiger Baustein des Erfolgs von unserem Team.

Die Feedbacks für das Coaching und die gewählte Form waren durchwegs sehr positiv. Das praxisorientierte Training von internen Audits im „Live-Betrieb“ wurde von allen geschätzt. Das Team der Institution hat nicht nur gelernt Audits zu planen, durchzuführen und auszuwerten, sondern wir haben es auch gleich umgesetzt und viele wertvolle Verbesserungsimpulse gesammelt.

Die Auditauswertung mit Rückblick auf das Audit inklusive Massnahmenplanung und -erfassung dauerte einen knappen Halbtag.

Interessiert? Gerne melden

Im Bereich der internen Audits kann ich Sie auf mehrere Arten unterstützen:

• Gerne coache ich auch Ihr Team bei den internen Audits. Einfach melden.
• Toolbox mit Vorlagen, Hilfsmitteln und den wichtigsten Grundlagen zu den internen Audits.
• Falls Sie die internen Audits auslagern möchten oder vom Mehrwert des externen Blickes profitieren möchten, kann ich diese für Sie übernehmen.