Checkliste digitalisieren (Tutorial)

Am Beispiel einer Einarbeitungscheckliste schauen wir uns an, wie eine Word-Checkliste abgelöst und „richtig digitalisiert“ wird. Dies ist ein wirkames Mittel gegen die Pseudodigitalisierung. Was die Pseudodigitalisierung ist, beschreibe ich in diesem Blogartikel.

Ich zeige dies hier mit dem Tool Planner von Microsoft 365. Planner ist in allen Aboplänen von Office 365 enthalten. Ähnlich liesse sich dies auch mit Meistertask, Trello, Todoist oder einem anderen Tool umsetzen.

Vorteil gegenüber einer Papier- oder Word-Checkliste

Eine Papiercheckliste kann immer nur an einem Ort sein. Zudem können zu den Checklistenpunkten nicht nur wenige Informationen hinzugefügt werden. Das Papier meldet auch nicht, wenn etwas fällig oder überfällig ist. Ganz ähnlich ist es bei einer Checkliste in Word.

Dies alles ist für eine digitale Checkliste kein Problem.

Disclaimer

Ich bin kein IT-Berater. Über die Konfiguration von Office 365, das Einrichten von Gastzugriffen für Externe, usw. kann Sie ihr bestehender IT-Partner sicher besser beraten als ich.

Digitale Checkliste in Planner erstellen

Rufen Sie online Planner auf. Sie können dazu folgenden Link aufrufen https://myapplications.microsoft.com/ und dort nach Planner suchen oder auf das entsprechende Icon klicken.

Neuen Plan erstellen
Titel der Checkliste eingeben
Ich habe hier extra Vorlage hinzugeschrieben. So können wir jeweils von dieser Vorlage eine Kopie erstellen, da wir die Checkliste für die Einarbeitung immer wieder benötigen.
Bei Bedarf die Gruppeneinstellungen übernehmen (abhängig von ihrer IT-Landschaft).
Ankreuzen, ob der Plan/Checkliste intern öffentlich sein soll oder nur für Personen sichtbar ist, die involviert sind.
Auf Plan erstellen klicken

Die wichtigsten Einstellungen für die digitale Checkliste vornehmen

Bei den drei Punkten … draufklicken
Planeinstellungen auswählen
Farbe/Design auswählen
Die zur Verfügung stehenden Designs sind ein Mysterium. Wann welches Design zur Auswahl steht, lässt sich nicht festlegen. Beeinflussen können sie die Vorschläge durch die Wahl des Titels.
Im Feld Benachrichtigungen lässt sich festlegen, wer wann eine Mail mit Erinnerung erhält, dass eine Aufgabe fällig ist oder erledigt wurde.

Spaltennamen (Buckets) festlegen und Spalten organisieren

Die Spaltennamen lassen sich frei benennen (1) und es lässt sich individuell wählen, wie viele Spalten es geben soll.

Unten ist links ein Beispiel, bei welchem sich die Spalten der Checkliste nach der Fälligkeit gliedern.
Rechts eine alternative Variante, bei welcher die Spalten angeben, in welchem Status eine Pendenz ist.

Aufgabe im Planner erstellen

Aufgaben lassen sich sehr schnell erstellen. Dies können bei Bedarf zudem mit Zusatzfunktionen und Detailaufgaben angereichert werden.

Kurzvariante

Mit einem Klick auf „Aufgabe hinzufügen“ lässt sich schnell eine neue Aufgabe hinzufügen.
Titel der Aufgabe erfassen
Bei Bedarf „Fälligkeitsdatum festlegen“ (wann muss die Aufgabe erledigt werden)
Bei „Zuweisen“ kann angegeben werden, wer für die Aufgabe zuständig ist.
So sieht die fertige Aufgabe mit Titel, Fälligkeitsdatum und zugewiesener Person aus.

Detailvariante

Mit einem Klick auf den Aufgabentitel öffnet sich die Detailansicht einer Aufgabe
Im oberen Bereich kann die Aufgabe einer oder mehreren Personen zugeteilt werden.
In diesem Bereich kann der Status, die Priorität, das Startdatum (ab wann kann die Aufgabe bearbeitet werden) sowie das Fälligkeitsdatum (wann muss die Aufgabe abgeschlossen sein) angegeben werden.
Innerhalb einer Aufgabe können Checklistenpunkte aufgeführt werden, dies können die Teilschritte einer Aufgabe oder Gedankenstützen für die Bearbeitung sein.
Wenn „Auf Karte anzeigen“ angeklickt wird, werden die offenen Checklistenpunkte in der Übersicht angezeigt (Siehe Bild 7)
Der Aufgabe können auch Anhänge in Form von Bildern, Webseiten, Dokumente angefügt werden.
Dies ist die Ansicht in der Planner-Übersicht mit den offenen Checklistenpunkten sowie im unteren Bereich Informationen über die Anzahl Anhänge, erfüllten/offenen Checklistenpunkte usw.

Erinnerungen von Planner erhalten

Wenn Aufgaben anstehen und es bei den Einstellungen entsprechend konfiguriert ist, erhalten Sie einen Reminder per Mail zugeschickt. Somit müssen Sie nicht aktiv im Planner nachsehen was pendent ist, sondern werden per Mail informiert.

Nachweis exportieren ablegen

Ihre Papiercheckliste wurde nach der Abarbeitung meist unterzeichnet und abgelegt.

Dies ist auch bei der digitalisierten Checkliste problemlos möglich. Sie können die Informationen exportieren und das exportierte Dokument ablegen.

Sollte es aufgrund von internen oder externen Anforderungen notwendig sein, können Sie das Dokument auch (elektronisch) unterzeichnen und als PDF ablegen. Oder – was ich nur bei zwingenden Gründen empfehlen würde – das Dokument ausdrucken (ggf. unterzeichnen lassen) und ablegen.

Achtung: Einschränkung des Excel-Exports

Im Excelexport sind nicht alle Daten des Planners enthalten. Sie sehen im Export, wenn nur x von y Checklistenpunkte innerhalb einer Aufgabe abgearbeitet wurden. Sie sehen jedoch nicht, welche nicht abgearbeitet sind. Ebenso fehlen Kommentare innerhalb der Aufgaben usw. Abhängig von Ihren Anforderungen ist dies nebensächlich oder ein grösseres Problem. Im Zweifel können Sie für wichtige Unterpunkte einer Aufgabe eine eigenständige Aufgabe daraus erstellen. Dann ist der Nachweis wieder sichergestellt.

Vorlage der digitalen Checkliste erstellen und kopieren

Im ersten Schritt haben wir der Checkliste den Namen (Vorlage) mitgegeben. Dies hat den grossen Vorteil, dass für jede einzelne Einarbeitung, ganz einfach von der Vorlage eine Kopie zur Bearbeitung erstellt werden kann.